Zeitverschwendung durch Informationssuche

Das Problem der Informationssuche

Wusstest du, dass Wissensarbeiter im Durchschnitt knapp die Hälfte ihrer Arbeitswoche damit verbringen, E-Mails zu verfassen, zu lesen und darauf zu antworten sowie nach Informationen zu suchen und intern zusammenzuarbeiten. Das bedeutet, dass rund 28 Stunden pro Woche alleine auf diese Tätigkeiten entfallen – eine Zeitspanne, die deutlich sinnvoller genutzt werden könnte. Doch E-Mails sind nur die Spitze des Eisbergs. Ein erheblicher Zeitanteil lässt sich auch auf das Durchforsten von Dokumenten, Datenbanken und anderen Informationssystemen zurückführen. Das ist eine riesige Herausforderung für Unternehmen.

Stell dir vor, du sitzt an einem wichtigen Bericht und brauchst dringend eine Information aus einer Präsentation, die vor sechs Monaten gehalten wurde. Du beginnst zu suchen: erst in deinem E-Mail-Postfach, dann in verschiedenen Ordnern auf deinem Laufwerk und schlussendlich in der unternehmensweiten Datenbank. Minuten vergehen, aus denen Stunden werden. Dies ist kein isoliertes Problem, sondern der tägliche Kampf vieler Mitarbeiter. Während dieser Zeit könnten innovative Ideen entwickelt, Kunden betreut oder strategische Entscheidungen getroffen werden.

Die hohen Kosten der Ineffizienz

Die finanziellen Auswirkungen dieser ineffizienten Informationssuche sind enorm. Laut einer McKinsey-Studie gehen weltweit bis zu 1,3 Billionen US-Dollar an Produktivität jährlich verloren, weil Mitarbeiter wertvolle Zeit mit der Suche nach Informationen verschwenden. Das sind fast unvorstellbare Summen, die besser genutzt werden könnten, zum Beispiel für die Entwicklung neuer Produkte oder den Ausbau von Dienstleistungen.

Doch das Problem endet nicht bei den verpassten Produktivitätsgewinnen. Unternehmen, die nicht auf die richtigen Informationen zugreifen können, laufen Gefahr, wichtige Geschäftsmöglichkeiten und Innovationspotenziale zu verpassen. Einführung von neuen Produkten verzögert sich, weil die benötigten Informationen nicht rechtzeitig vorhanden sind, oder vielversprechende Projekte geraten ins Stocken.

Darüber hinaus treiben die stundenlangen Suchen nach Informationen die Betriebskosten in die Höhe. Je mehr Zeit Mitarbeiter damit verbringen, relevante Daten zu finden, desto höher sind die indirekten Kosten für das Unternehmen. Dazu kommen noch die versteckten Kosten: Frustration und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern, welche die Unternehmenskultur und das Betriebsklima belasten und die Effizienz weiter mindern können.

RAG könnte das Problem lösen

Eine Lösung könnte RAG sein. RAG steht für Retrieval-Augmented Generation. Diese spannende Technologie kombiniert die Stärken von Informationsabrufsystemen mit den Fähigkeiten generativer Modelle. Aber was bedeutet das eigentlich? RAG ist darauf ausgelegt, präzise und relevante Antworten auf komplexe Fragen zu liefern. Es durchsucht grosse Datenmengen im Handumdrehen und generiert massgeschneiderte Antworten, die genau auf die jeweilige Frage abgestimmt sind. So muss der Mitarbeiter nicht selbst nach Informationen suchen – RAG erledigt das für ihn. Doch um das volle Potenzial von RAG zu verstehen, müssen wir tiefer in seine Funktionsweise eintauchen.

Der wohl grösste Vorteil von RAG ist die dramatische Effizienzsteigerung in der Informationssuche. Anstatt verschiedene Systeme, Datenbanken und Dokumentenarchive selbst durchforsten zu müssen, geben Mitarbeiter einfach ihre Frage in ein Chatfeld ein und erhalten sofort eine präzise, auf ihre Anfrage zugeschnittene Antwort.

Beispiel gefällig? Stell dir vor, ein Vertriebsmitarbeiter möchte wissen, welche Strategie bei einem früheren Kunden erfolgreich war. Anstatt in alten E-Mails, Strategiedokumenten und CRM-Daten zu wühlen, fragt er einfach den RAG-basierten Assistenten. Dieser durchsucht blitzschnell die gesamte Datenbank, extrahiert relevante Informationen und liefert eine umfassende Antwort. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Informationen.

Ein weiteres Beispiel: Ein Entwickler benötigt technische Spezifikationen für ein Bauteil aus einem alten Projekt. Anstatt stundenlang Dokumente und E-Mails zu durchsuchen, fragt er den RAG-Assistenten und erhält innerhalb von Sekunden die exakten Daten. So kann er sofort weiterarbeiten, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen.

Kontextuelle und massgeschneiderte Antworten

Die kontextuellen und massgeschneiderten Antworten sind ein weiterer bedeutender Vorteil von RAG. Herkömmliche Suchfunktionen liefern oft nur eine Liste von Dokumenten oder Informationsschnipseln. Der Benutzer muss diese dann selbst durchgehen und hoffen, dass er die richtige Information findet. RAG geht hier einen großen Schritt weiter.

Durch die Kombination von Abruf- und Generationsmethoden ist RAG in der Lage, die spezifische Frage zu verstehen und eine Antwort zu generieren, die genau auf den Kontext der Anfrage zugeschnitten ist. Es handelt sich hierbei nicht um einfache Kopien aus Dokumenten, sondern um neu generierte, präzise Antworten.

Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter fragen: "Wie verfahren wir üblicherweise bei einer Rückrufaktion für ein Produkt?" Anstatt nur die Richtlinien im Originalwortlaut zu liefern, versteht RAG die Frage und generiert eine Antwort, die die Schritte und Massnahmen basierend auf den bisherigen Rückrufaktionen im Unternehmen darstellt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt sicher, dass die Informationen präzise und relevant sind.

Integration in bestehende Systeme

Eine weitere Stärke von RAG liegt in seiner nahtlosen Integration in bestehende Informations- und Dokumentenmanagementsysteme. Viele Unternehmen scheuen sich oft vor der Einführung neuer Technologien, weil sie befürchten, dass dies massive Änderungen in ihren aktuellen Systemen und Prozessen erfordert. Doch RAG fügt sich problemlos in vorhandene Infrastrukturen ein und optimiert die bestehenden Arbeitsabläufe.

Nehmen wir beispielsweise ein Unternehmen, das bereits ein umfangreiches Dokumentenmanagementsystem nutzt. RAG kann als zusätzliche Schicht hinzugefügt werden, die dieses System durch intelligente Such- und Generationsfunktionalitäten erweitert. Mitarbeiter können weiterhin ihre gewohnten Plattformen und Tools nutzen, aber nun mit der verbesserten Effizienz und Genauigkeit von RAG.

Weniger Frust, mehr Produktivität und eine bessere Nutzung der vorhandenen Ressourcen – all das wird durch RAG möglich.

Das ist die Zukunft der Informationssuche, und sie beginnt jetzt.

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